Osallistavat dokumentointikäytännöt vaativat kielitietoista otetta

Asiakkaan osallistaminen dokumentointiin on sosiaalityössä eettinen ja lainsäädännössäkin huomioitu velvollisuus. Tässä kolumnissa tarkastelen osallistavia dokumentointikäytäntöjä kielellisesti moninaisissa sosiaalityön kohtaamisissa. Kolumni perustuu väitöskirjani ensimmäiseen osatutkimukseen, jota työstän LIVICS-hankkeessa (hankkeesta lisää täältä). Tutkimusta varten haastateltiin sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisia, jotka työskentelevät pääkaupunkiseudulla lapsiperheiden ja lastensuojelun sosiaalityössä maahanmuuttajataustaisten lasten, nuorten ja heidän vanhempiensa kanssa.

Johdanto

Sosiaalihuollon dokumentointia koskeva keskustelu keskittyy tällä hetkellä pyrkimyksiin tehostaa kirjaamista ja saada säästöjä vähentämällä siihen kuluvaa aikaa. Aiemmin keskustelua on käyty muun muassa asiakkaan osallisuutta tukevien ihanteiden näkökulmasta ja korostettu asiakkaan aktiivista mukaan ottamista dokumentointiprosessiin (Kääriäinen 2024; Vierula 2017; Kansa-koulu 6 -hanke & eOppiva 2024). Tällä nähdään olevan useita hyötyjä, kuten laadukkaammat kirjaukset sekä asiakkaan lisääntynyt luottamus ja sitoutuneisuus palveluun.

Suomi on monikielinen yhteiskunta, mikä näkyy esimerkiksi tulkkausvälitteisen työskentelyn yleisyydessä sosiaalipalveluissa. Tästä huolimatta sosiaalityön tutkimus nojaa usein pitkälti yksikieliseen institutionaaliseen normiin eli oletukseen siitä, että palvelunkäyttäjät ja ammattilaiset jakavat saman kielen (Määttä 2020; Hall & Valdiviezo 2019). Tämä on johtanut siihen, että vaikka kielellinen viestintä on sosiaalityössä erittäin keskeistä, kieleen liittyvää eriarvoisuutta ja haavoittavuutta on käsitelty sosiaalityön tutkimuksessa ja käytännöissä hyvin vähän erityisesti dokumentoinnin näkökulmasta.

Osallistavan dokumentoinnin lähtökohtia

Dokumentointiosallisuutta painottavien arvojen taustalla on muuttunut käsitys asiakkaan asemasta. Asiakas nähdään nykyisin kirjauksen kohteena olemisen sijaan aktiivisena palvelunkäyttäjänä, jolla on oikeus osallistua oman asiansa määrittelyyn ja tiedon tuottamiseen (Pohjola 2010). Asiakasasiakirjojen kirjoittaminen on keskeinen osa sosiaalityön ammatillista tiedonmuodostusta ja vallankäyttöä. Tämän valta-aseman jakaminen osittain asiakkaalle on nähty keinona vähentää dokumentoinnin mahdollisia kielteisiä seurauksia, kuten vaikeasti ymmärrettäviä ja epäkunnioittavia kirjauksia (Vierula 2017; Hoyle ym. 2020).

Suomessa osallistava dokumentointi on jaettu usein kahteen osaan: (1) asiakaslähtöiseen kirjaamiseen, jossa asiakasta ajatellaan ensisijaiseksi lukijaksi tai niin sanotusti istumaan olkapäällä, jolloin asiakirjoja tulee kirjoitettua sensitiivisemmin sekä (2) varsinaiseen asiakkaan kanssa kirjoittamiseen (Kääriäinen 2024; Kansa-koulu 6 -hanke & eOppiva 2024). Kansainvälisessä tutkimuskirjallisuudessa on tiedonmuodostamisen alkuvaiheen eli kirjoittamisen lisäksi huomioitu asiakirjojen koko elinkaari niiden säilyttämiseen ja hävittämiseen saakka (Lomas ym. 2022). Tutkimuksessa ehdotetaan radikaalimpaa kirjaamiskulttuurin muutosta teknisestä ja järjestelmälähtöisestä dokumentoinnista kohti ihmisoikeusperustaista asiakirjahallintaa, jonka keskiössä tulisi olla yksilön elämänmittaiset tieto-oikeudet hänen institutionaalisiin tietoihinsa (Huvila 2008; Shepherd ym. 2020).

Askel kohti kielitietoisempia käytäntöjä

Huolimatta Suomen virallisesta kaksikielisyydestä kansallinen enemmistökieli suomi on nostettu etusijalle muihin kieliin verrattuna (Autere & Länsisalmi 2024). Suomalainen palvelujärjestelmä on siis muiden kansallisvaltioiden tapaan rakentunut pääosin yksikieliseksi (Piller 2016; Hall & Valdiviezo 2019; Gustafsson ym. 2023). Sosiaalihuollon asiakirjat laaditaan palvelujärjestelmän virallisilla kielillä, suomeksi tai ruotsiksi. Sosiaalialalla on kuitenkin yhä yleisempää työskennellä kielellisesti moninaisissa tilanteissa, joissa käytetään monia eri kieliä tai tulkkausta. Hyvän hallinnon periaatteet velvoittavat huolehtimaan, että asiakas ymmärtää häntä koskevat päätökset ja tiedot, minkä vuoksi asiakirjojen läpikäymiseen käytetään tarvittaessa tulkkausta ja tekstien käännättämistä (Hallintolaki 434/2003 26 §).

Tulkkauskäytännöt eivät aina ole yksiselitteisiä, mutta niihin verrattuna käännättämiseen liittyvät toimintamallit ovat vieläkin puutteellisempia, mikä uhkaa asiakkaiden oikeuksien toteutumista (Jäppinen ym. 2024). Suomenkielisten asiakirjojen ja dokumenttien on nähty esimerkiksi jossain määrin tukevan kielen oppimista ja siten kotoutumista (Kara ym. 2025). Käännättämättä jättäminen kuitenkin estää tiedonsaannin kielellä, jota asiakas ymmärtää (Buzungu 2023). Lisäksi se sivuuttaa asiakirjojen merkityksen institutionaalisena käytäntönä, joka rakentaa asiakkaan suhdetta ja luottamusta instituutioon (Vierula 2017).

Palvelukohtaamista, jossa asiakas ja ammattilainen eivät hallitse riittävällä tavalla yhteistä kieltä sujuvan asioinnin varmistamiseksi, voidaan kutsua esimerkiksi kielellisesti epäsuhtaiseksi (Buzungu & Rugkåsa 2023; Kara 2024). Näissä tilanteissa viestintä voi olla haastavaa ja molemminpuolisten väärinkäsitysten riski voi kasvaa (Koprowska 2010). Jos kieliepäsuhtaa ei saada ratkaistua esimerkiksi laadukkaalla tulkkauksella, molemminpuolinen viestintä saattaa jäädä puutteelliseksi ja palvelu riittämättömäksi (Buzungu & Rugkåsa 2023).

Kielellinen epäsuhta tuli esiin myös väitöskirjatutkimukseni aineistona olevissa ammattilaisten haastatteluissa. Ammattilaiset kertoivat, että vaikka asiakirjat käytiin läpi tulkin välityksellä, he eivät voineet olla varmoja siitä, ymmärsikö asiakas viestin siten kuin oli tarkoitettu. Kielellisesti epäsuhtaisissa palvelukohtaamisissa asiakkaiden dokumentointiosallisuus näyttäytyi vähäisenä, eivätkä asiakkaat juurikaan kommentoineet asiakirjoja tai pyytäneet niihin korjauksia.

Osallistavan dokumentoinnin vuorovaikutusta ja yhteistyötä korostavien periaatteiden valossa edellä mainitut alustavat tutkimushavaintoni ovat merkittäviä. Institutionaalisia kohtaamisia ohjaavat yksikieliset käytännöt voivat johtaa siihen, että asiakkaat eivät korjaa tai kommentoi mahdollisia väärinkäsityksiä vaan vaikenevat (Nordberg & Simola 2024). Puuttuvat keinot tukea vähemmistökielisten asiakkaiden (dokumentointi)osallisuutta tuottavat ammattilaisille eettistä ristiriitaa.

Yhdenvertaisten sosiaalipalvelujen ja asiakirjojen saavutettavuuden vuoksi sosiaalityöllä tieteenalana ja käytäntönä onkin kriittinen tarve kiinnittää huomiota kieleen ja kielelliseen eriarvoisuuteen (Hall & Valdiviezo 2019; Gustafsson ym. 2023). Aiemmassa tutkimuksessa on ehdotettu, että kieli tulisi nähdä muiden intersektionaalisten erojen tapaan yhtenä valtarakenteisiin kietoutuneena sosiaalisena käytäntönä, joka voi toimia eriarvoistamisen välineenä (Piller 2016; Harrison 2006). Kielitietoisempi sosiaalityö voi tarkoittaa esimerkiksi kielen monipuolisempaa huomioimista ja yksikielisten käytäntöjen haastamista, mikäli ne eivät palvele asiakasta. Esimerkiksi osa haastatelluista ammattilaisista pohti, voisiko englanniksi käydyn asiakastapaamisen pääkohdat kirjata asiakastietojärjestelmään englanniksi, jotta asiakas ymmärtäisi kirjauksen.

Lopuksi

Osallistavat dokumentointikäytännöt vaativat aikaa, resursseja, onnistunutta vuorovaikutusta sekä työtä tukevia tietojärjestelmiä. Samalla kun pohdimme keinoja tehostaa kirjaamista, on tärkeää pitää yllä myös keskustelua dokumentoinnista osana sosiaalityön ammattieettisten periaatteiden ohjaamaa tiedonmuodostusta. Eettisistä periaatteista yhtenä esimerkkinä ovat asiakasta osallistavat dokumentointikäytännöt. Niiden avulla asiakirjaoikeudet pyritään varmistamaan ihmisille, joita kirjaukset eniten koskettavat.

Minna Raappana, väitöskirjatutkija, Helsingin yliopisto

Lähteet:

Autere, M. & Länsisalmi, R. (2024). Johdanto. Teoksessa Autere, M. & Länsisalmi, R. Nationalismi ja kieli. Suomalaisen Kirjallisuuden seura. Helsinki, 9–74.

Buzungu, H. (2023). Language discordant social work in a multilingual world: the space between. London, Routledge.

Buzungu, H. F., & Rugkåsa, M. (2023). Lost in culture: Language discordance and culturalization in social work with migrants. Nordic Social Work Research, 13(4), 537–549. https://doi.org/10.1080/2156857X.2023.2216707.

Gustafsson, K., Åberg, L., Gruber, S., & Norström, E. (2023). Social work in a multilingual world. Nordic Social Work Research, 13(4), 501–509. https://doi.org/10.1080/2156857X.2023.2274217.

Hallintolaki 434/2003.

Hall, J., & Valdiviezo, S. (2019). The Social Worker as Language Worker in a Multilingual World: Educating for Language Competence. Journal of Social Work Education, 56(1), 17–29. https://doi.org/10.1080/10437797.2019.1642275.

Harrison, G. (2006). Broadening the Conceptual Lens on Language in Social Work: Difference, Diversity and English as a Global Language. The British Journal of Social Work, 36(3), 401–418. https://doi.org/10.1093/bjsw/bch271.

Hoyle, V., Shepherd, E., Lomas, E., & Flinn, A. (2020). Recordkeeping and the life-long memory and identity needs of care-experienced children and young people. Child & Family Social Work 25: 935–945.

Huvila, I. (2008). Participatory archive: towards decentralised curation, radical user orientation, and broader contextualisation of records management. Arch Sci 8(1):15–36.

Jäppinen, M., Heino, E. & Turtiainen, K. (2024). Vieraskielisyyteen liittyvät kysymykset ja asioimistulkkaus lastensuojelun sosiaalityössä. Teoksessa Kiili, J., Jaakola, A.-M., Anis, M., Lamponen, T. & Stenvall, E. (toim.) Lapsiperheiden ja lastensuojelun sosiaalityö (s. 140–158). Gaudeamus.

Kansa-koulu 6 -hanke & eOppiva. (2024). Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssi [verkkokoulutus]. HAUS kehittämiskeskus Oy. https://www.eoppiva.fi/koulutukset/sosiaalihuollon-kirjaamisen-peruskurssi/. Noudettu 24.11.2025.

Kara, H. (2024). Sosiaalityötä ilman yhteistä kieltä. Työelämän tutkimus, 22(4). https://doi.org/10.37455/tt.154898.

Kara, H., Nordberg, C., Jäppinen, M. & Riitaoja, A.-L. (2025). Linguistic Autonomy in a Monolingual Social Imaginary: Social Work Practitioners’ Sense-making of the Role of Language in Migrant ‘Integration.’ Social Policy and Society. https://doi.org/10.1017/S1474746424000605.

Koprowska, J. (2010). Communication and Interpersonal Skills in Social Work. London: Learning Matters.

Kääriäinen, A. M. (2024). Tekstit sosiaalityössä: asiakirjat, kirjoittaminen ja tiedonmuodostus. Gaudeamus.

Lomas, E., Shepherd, E., Hoyle, V., Sexton, A., & Flinn, A. (2022). A framework for person-centred recordkeeping drawn through the lens of out-of-home child-care contexts. Archivaria 94:64–93.

Määttä, S. (2020). Kielinäkemykset saavutettavuuden esteenä puhuttujen kielten oikeus- ja asioimistulkkauksessa. Teoksessa Hirvonen, M. & Kinnunen, T. (toim.): Saavutettava viestintä. Yhteiskunnallista yhdenvertaisuutta edistämässä. Gaudeamus.

Nordberg, C., & Simola, A. (2024). Migrants’ Relational Experiences with the Welfare State at the Street Level: A Focus on the Role of Language. Social Policy and Society. https://doi.org/10.1017/S1474746424000484.

Piller, I. (2016). Linguistic diversity and social justice. Oxford University Press.

Pohjola, A. (2010). Asiakas sosiaalityön subjektina. Teoksessa Laitinen, Merja & Pohjola, Anneli (toim.): Asiakkuus sosiaalityössä. Gaudeamus. Helsinki, 19–74.

Shepherd, E., Hoyle, V., Lomas, E., Flinn, A. & Sexton, A. (2020). “Towards a Human-Centred Participatory Approach to Child Social Care Recordkeeping.” Archival Science 20 (2020): 307–325.

Vierula, T. (2017). Lastensuojelun asiakirjat vanhempien näkökulmasta. Tampereen yliopisto.